Dicas de como otimizar o tempo no trabalho

Otimizar o tempo no trabalho é essencial para controlar o grande volume de tarefas e compromissos em nossa rotina. Além disso, a técnica faz com que o descanso também seja parte da agenda do seu dia a dia. Venha saber mais sobre como fazer a gestão do tempo e seus benefícios.

 

 

Você sabe o que significa otimizar o tempo no trabalho?

 

Isso quer dizer tirar o melhor proveito dele, usá-lo da maneira mais produtiva. Assim, é uma técnica que serve não só no trabalho, mas em todos os aspectos da vida.

A gestão do tempo, como também é chamada, não significa produzir mais ou mais rápido. Porém, o aumento da produção e a rapidez são efeitos comuns dessa abordagem.

Fazer essa gestão também não quer dizer trabalhar sem descanso. Ou seja, a técnica busca que o tempo de folga possa ser cumprido, assim como todas as tarefas. Por isso, são adotadas diversas medidas para otimizar o tempo.

 

 

Quais as vantagens da gestão do tempo?

 

Ao otimizá-lo você consegue muitos benefícios, por exemplo:

• Melhora na saúde mental;
• Aumenta a produtividade;
• Menor chance de esquecer tarefas;
• Melhora a qualidade do serviço;
• Maior cumprimento dos prazos.

Além de melhorar a organização das tarefas, otimizar o tempo no trabalho também traz melhoria na qualidade de vida.

 

 

Por que devemos otimizar o tempo no trabalho?

 

Com o grande volume de demanda, essa técnica também ajuda a controlar os projetos. Portanto, tudo pode ser entregue sem falhas ou atrasos, além de aumentar a produtividade e qualidade das tarefas entregues.

 Veja abaixo algumas dicas que podem te ajudar!

 

1.   A organização ajuda a otimizar o tempo no trabalho

Saiba que a organização é a primeira e principal medida da gestão do tempo. Isso porque, significa planejar não só o trabalho do mês, mas as tarefas do dia.

Manter uma agenda é uma forma simples de fazer esse plano. Assim, reserve um espaço para o planejamento de tarefas, produção e reuniões, por exemplo.

 

2.   Priorize tarefas

Organizar as tarefas do dia de acordo com a sua importância pode fazer toda a diferença.

Dessa forma, você concentra os esforços nas demandas mais importantes e planeja a sua agenda segundo elas.

Coloque as tarefas com prazos mais curtos na frente, assim a chance de atrasos e problemas diminui e você garante a qualidade do projeto.

Procure resolver assuntos maiores e mais complicados com mais tempo. Assim, o trabalho flui melhor e o estresse no trabalho se reduz.

 

3.   Defina metas e limites

Definir metas diárias é outro ponto que ajuda muito a otimizar o tempo no trabalho. Sempre faça anotações do que deve ser realizado durante o dia, como reuniões ou assuntos para resolver com a equipe.

Mas além de anotar, é preciso que fique em um lugar de fácil acesso, com isso, você consegue visualizar com mais facilidade e as chances de esquecimento são menores.

Além disso, otimizar o tempo não significa aceitar todos os trabalhos e não ter descanso. Então, saiba quais são os seus limites e mantenha-os, negocie prazos mais longos caso necessário.

Ao definir suas metas diárias você consegue entregar tudo com qualidade e no tempo certo. Aliás, vai aumentar sua credibilidade a longo prazo e manter seu fluxo de trabalho.

 

4.   Reserve um tempo para as demandas que surgem ao longo do dia

É importante que na rotina diária você reserve um tempo para solicitações que surgem repentinamente e que muitas vezes são urgentes.

Esses imprevistos, muitas vezes, podem levar um tempo para serem resolvidos, por isso é importante reservar esse tempo.

 

5.   Faça pausas

Por mais simples que pareça, fazer uma pausa pode ser algo bem complicado se a sua rotina não estiver organizada.

Depois que todas as tarefas planejadas para o dia tiverem sido realizadas, faça uma pausa.

Aproveite esse momento para descansar a mente e relaxar, como por exemplo, fazer alongamentos.

 

6.   Inclua a vida pessoal na gestão do seu tempo

Conseguir alinhar a vida pessoal com a profissional é o melhor dos mundos, pois você consegue os melhores resultados.

Inclua em sua agenda diária atividades que estão relacionadas a vida pessoal, como marcar encontros com amigos, fazer uma ligação para saber como estão os filhos, etc.

É importante lembrar que você também precisa dar atenção a sua vida pessoal, familiar e social.

 

7.   Use apps de suporte para otimizar o tempo no trabalho

A tecnologia pode ser uma grande parceira nesta jornada. Nesse sentido, o uso de aplicativos ajuda a se organizar melhor e lembrar sobre prazos e metas. Assim, alguns para auxiliá-lo na gestão do tempo são:

• Todoist;
• Remember the Milk;
• Google tools;
• Trello;
• Evernote;
• Rescue Time.

 

Esses aplicativos criam listas de tarefas, lembretes e mostram o tempo gasto nas demandas. Além disso, é possível compartilhar informações e documentos, bem como, gerenciar sua produtividade.

 

 

Gestão de tempo é essencial para autônomo e freelancer

 

Para quem trabalha e recebe por serviços, a gestão é essencial. Ou seja, ela ajuda o profissional a cumprir os trabalhos de forma rápida e efetiva.

Com essa técnica, quem atua de forma autônoma, por exemplo, consegue administrar mais projetos e manter sua qualidade. Assim, sua carteira de clientes cresce e sua confiança dentro do mercado aumenta.

 

 

Quais os benefícios de otimizar o tempo para saúde?

 

Gerir o tempo também traz benefícios para a saúde mental. Assim, reservar um tempo para o descanso, diminui o estresse e ansiedade, além das chances de desenvolver a Síndrome de Burnout.

Esse distúrbio significa a exaustão mental e emocional por causa do trabalho. A doença é cada vez mais comum no mundo. Segundo uma pesquisa da USP, o problema já atinge 30% dos trabalhadores do país.

A saúde mental reflete de forma direta no corpo. Ou seja, refluxos por estresse, dores de cabeça e musculares, que podem ser minimizados com a otimização do tempo.

 

 

A observação é a chave para otimizar o tempo no trabalho

 

Outra grande parte da gestão do tempo significa fazer uma revisão do seu trabalho e plano. Isto é, saiba o que funcionou na sua agenda, quais foram as dificuldades e o que faltou, por exemplo.

Assim, você conseguirá otimizar o tempo no trabalho de uma forma que todas as suas demandas sejam cumpridas de forma eficiente.

 

Adote essas dicas essenciais nas próximas demandas e vá melhorando sua otimização cada vez mais.

Da mesma forma, converse com sua empresa ou cliente, busque incluir essas medidas em conjunto, a fim de que o trabalho tenha melhor fluxo para todos.

 

Os resultados apenas melhoram ao otimizar o tempo. Então, vale a pena aplicar esse sistema e colher frutos em sua carreira e na vida pessoal.

Que tal compartilhar as dicas com mais pessoas? Assim outras pessoas poderão organizar sua rotina da melhor forma.

 Até a próxima!