A memória organizacional reúne todos os fatos de destaque das funções e história de uma empresa. Ela faz parte da gestão do conhecimento e é essencial para vários setores, além do público interno e externo.
Portanto, saiba o que é e como preservar a do seu negócio.
O que é memória organizacional?
É o conjunto de todos os dados que uma empresa adquire desde a sua abertura. Quando se investe em sua criação, garante-se que tanto a sua história como os processos de todas as funções sejam salvos.
A memória organizacional faz parte da gestão de conhecimento e visa preservar tudo relativo à empresa, o que deu certo ou não. Desse modo, ela pode registrar os seguintes pontos:
- Processos;
- Objetos;
- Tecnologias;
- Dados dos resultados;
Para que serve?
Tudo isso faz parte da história da empresa e é parte da cultura que se forma nela. Além disso, registrar esses fatos ajuda a manter o ritmo de trabalho, ainda que alguém deixe o seu cargo.
Essa memória também tem a ver com a transição de um saber tácito, isto é, adquirido com a prática, para o explícito. Assim, cada setor pode registrar o dia a dia de um ofício e usar isso para treinar equipes, por exemplo.
Como manter a memória organizacional?
Nesse processo, existem diversas opções para registrar e tornar acessível ao público interno ou externo da empresa. Então, é preciso lembrar que os dados históricos sobre os processos e rotinas precisam ter alguma forma de divulgação para que sejam úteis.
Hoje, pode-se optar por guardar uma parte de seus arquivos online e offline. Assim, o primeiro passo é criar um plano sobre como fazer isso de forma que atinja o objetivo de preservar a memória organizacional para cumprir sua função.
Plano
Nem tudo que ocorre pode ser útil no futuro e enquanto funciona, a empresa produz mais dados. Então, é essencial planejar o que registrar, como atualizar esses materiais e como divulgá-los.
Onde guardar e registrar?
Para os documentos e objetos físicos, talvez a empresa precise alugar um box de self storage, por exemplo.
Além do espaço físico, outra opção é guardar arquivos na nuvem. Para que isso ocorra de forma integral, é preciso pensar em:
- Local para armazenar;
- Segurança de dados;
- Como compartilhar tudo isso com o público interno.
Por que preservar a memória organizacional?
Manter a memória organizacional é crucial não apenas para quem trabalha nela, mas também para formar a sua identidade. Além disso, vários setores da empresa podem usar partes dela em:
- Gestão de pessoas;
- Estratégias;
- Treinamentos com equipes novas;
- Gestão de conhecimentos;
- Projetos que envolvam público externo e interno.
Formas de divulgar
Os meios digitais são cruciais para que a empresa alcance mais público e vendam mais produtos ou serviços. Desse modo, guardar fatos de sua história nos principais canais de comunicação é uma forma de divulgar seus valores:
- Blogs;
- Redes sociais;
- Manuais;
- Livros;
- Fotos e vídeos;
A escolha por um canal ou outro deve levar em conta o setor, e o projeto do qual a interação faz parte, a fim de chegar às pessoas certas. Portanto, é preciso analisar também o que será compartilhado em cada um.
Vantagens de ter uma memória organizacional
Ter uma memória organizacional ajuda a empresa a tomar decisões mais assertivas com base nas anteriores. Além disso, ela pode ser usada nas campanhas de produtos ou serviços e atrair clientes que se identificam com seus valores.
Outros benefícios são:
Evita a perda de know-how
A memória corporativa também é crucial para que o know-how de um cargo não fique apenas com quem está nele. Afinal, caso ele saia da empresa, outra pessoa vai assumir essa posição, logo, saber as ações passadas pode guiá-lo.
Criar planos para o futuro
Saber os métodos e ações antigas também ajuda quem está na empresa a criar planos que têm mais chances de obter resultados. Além disso, ter esses dados evita a repetição de erros.
Facilita a comunicação e integra setores
Registrar a história da empresa também ajuda na interação e integração entre os setores, a fim de ter um trabalho mais coeso. Afinal, dados, opiniões e experiências atuam como guia para decisões futuras.
Importância da memória organizacional
Acumular processos, rotinas, planos e decisões antigas é crucial para que a empresa se mantenha e seja um guia para as gerações seguintes. Ela é útil para a gestão de cada setor, por exemplo:
- O RH pode usá-lo para treinar e inserir pessoas novas no dia a dia de trabalho;
- Marketing pode criar narrativas de storytelling;
- Gestão de mudanças podem criar planos de adaptação mais assertivos.
Por último, a memória organizacional também pode ser usada como estratégia de marketing para fazer seu cliente se identificar com seus valores. Em resumo, mantê-la é útil para orientar o público interno e atrair o público externo.
Guarde com segurança registros a fim de manter a sua memória organizacional
Com as novas formas de armazenamento, muitos documentos e utensílios passaram a não ser mais tão úteis nas empresas ou até em casa.
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Conheça mais sobre a BoxCerto, e garanta a memória organizacional do seu negócio no futuro.
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Até a próxima!
